Cómo implementar 5S en tu empresa

Cómo implementar 5S

Este articulo sobre cómo implementar 5S tiene por objetivo entregar una visión real y más profunda respecto a las aristas e implicancias del uso de esta metodología, usualmente las personas asocian las 5S como un método para mantener todo más limpio y ordenado pero su impacto es mucho más profundo y tiene que ver con la estabilidad de los procesos.

En el transcurso de este artículo iremos revisando una manera de implementarlo, los errores frecuentes que se cometen y algunas recomendaciones.

Qué son las 5S

Antes de comenzar a describir el proceso de cómo implementar 5S es necesario conocer la metodología, la cual se basa en 5 conceptos que en japonés comienzan con letra S (SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU y SHITSUKE) de ahí el nombre 5S.

SEIRI – ORGANIZACIÓN

Lo primero es identificar y clasificar los elementos que son de uso habitual y necesario para la operación de los procesos claves. Por ejemplo, si tienes una línea de producción de algún proceso manufacturero, todos los repuestos y piezas que se consuman habitualmente en la operación deben estar ordenados y accesibles para que los operadores o mantenedores puedan utilizarlos.

En caso de no afectar directamente la operación, es recomendable buscar una bodega o espacio que no necesariamente requiere cercanía ni simplicidad de acceso.

Es tentador pensar en mantener las cosas que eventualmente se puedan necesitar pero que hoy no vemos un uso claro, aquí la recomendación es idealmente eliminarlo o mantenerlo por un plazo de tiempo establecido para posteriormente eliminarlo. (Así podemos evaluar si efectivamente era necesario mantenerlo o no)

SEITON – ORDEN 

Una vez clasificado es importante ordenar los distintos elementos, para lo cual existen diversos criterios.

Facilidad de acceso:

Las cosas de uso frecuente quedan más accesibles, por ejemplo, a la altura normal de una persona adulta parada, justo al frente quedan las cosas que se utilizan de forma frecuente.  Las de menor uso van abajo o arriba, así el esfuerzo para tomarlas no se hace tan frecuente como las de uso diario.

Fecha de vencimiento:

Las cosas que tienen fecha de vencimiento y son más antiguas deben ir más cerca de las personas que la retiran, las que están más lejanas a vencer se ubican al final o fondo. Este concepto se conoce como FIFO (First in / First Out) lo que significa que lo primero que entra es lo primero que sale.

SEISO – LIMPIEZA

La limpieza es fundamental pero no por un sentido estético necesariamente, tiene que ver con eliminar las fuentes de suciedad que puedan generar acumulación de suciedad, esto suele suceder en las fabricas productivas, donde hay transformación de materias primas (madera, fierro, plásticos) en productos terminados.

Esto obliga a encontrar mas mejores condiciones de operación y mantenimiento que permitan minimizar la generación de residuos.

SEIKETSU – CONTROL VISUAL

Es fundamental que visualmente uno pueda identificar el lugar de cada cosa y la ausencia o sobre-stock de estas, así manejamos la cantidad exacta de lo que se requiere, ni más ni menos.

Esto también tiene un trasfondo más profundo que el orden pues obliga a las áreas de soporte a proveer los materiales, insumos y herramientas en la cantidad exacta que se requieren, calcular los stocks críticos y los tiempos de reposición.

Así cada vez se observa una ausencia en alguna existencia, se abre una discusión respecto a la causa que origino que no estuviera en stock ( puedes aprender a realizar Análisis de Causa Raíz aquí) y moviliza a los equipos a mejorar su proceso de abastecimiento.

Además, la gestión visual ayuda a las personas que no están familiarizadas con el lugar a entender donde van las cosas, por donde se puede transitar y que es lo que pueda faltar.

SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO

Sostener la implementación de las 5S requiere un cambio cultural profundo en las personas, para que incorporen los nuevos estándares como la forma de hacer las cosas de forma permanente y no algo puntual que se realizo en una jornada única.

Para entender bien cómo implementar 5S es fundamental que el equipo directivo y el equipo de trabajo tome un rol respecto a la sostenibilidad de las 5S.

Rol Equipo Directivo en sostenibilidad de 5S

• Facilitar recursos necesarios para dar continuidad a las 5S
• Exigir cumplimiento a estándares definidos y preguntar causa de eventuales desviaciones
• Evaluar el progreso y madurez de la implementación de las 5S
• Motivar y participar activamente en las evaluaciones de 5S

Rol Equipo Ejecutor en sostenibilidad 5S

• Diseñar y cumplir los estándares definidos para la sostenibilidad de las 5S
• Solicitar recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de las 5S
• Participar activamente en planes para realizar mejora continua para eliminar desperdicios y no cumplimiento a las 5S
• Capacitarse permanentemente en la aplicación de las 5S y enseñar a nuevos empleados la metodología.

Ejemplo Implementación 5S

Recorrido inicial: Diagnostico

A continuación se presentarán algunas imágenes de la etapa inicial de la implementación 5S,  donde se puede destacar:

Liderazgo del Equipo 5S

A la hora de saber cómo implementar 5S es fundamental entender el rol del líder de equipo. En la imagen se observa al Líder del equipo explicándole a los trabajadores la importancia de la estandarización y el orden en las 5S, para lograr un trabajo mas fluido. (Para saber más respecto al liderazgo y la gestión del cambio puedes acceder aquí)

La costumbre impide ver desviaciones

En general el equipo estaba tan acostumbrado a ver la bodega así que no se cuestionaban si debían ordenar o clasificar lo existente, tampoco si contaban con la cantidad adecuada de repuestos o insumos.

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