6 Pasos para implementar Mapas de Proceso en la organización

Cada organización tiene su propia cultura, que es única y distinta a cualquier otra. No hay culturas buenas ni malas, sólo son diferentes y se acomodan de manera perfecta a las personas de la organización. 

Para organizaciones que tienen culturas jerárquicas y se centran en el resultado por sobre cualquier cosa, es recomendable partir por el mapeo de procesos de cadena de valor y posteriormente ir avanzando hacia otras áreas.

En organizaciones más colaborativas y en red, se puede partir por los procesos donde estén las personas más proactivas y sumadas al cambio (early adopters e innovadores), esto hace que se vaya formando una masa critica de personas que comienzan a tener una visión de procesos que pueden ir propagando en la organización y contagiando a sus colegas de otras áreas.

En otros casos se priorizan los procesos críticos, los cuales pueden ser de la cadena de valor o de soporte, pero que su desempeño influencia de manera significativa los resultados, aquí si bien es atractivo lograr una mejora significativa, el hecho de no conseguir resultados en áreas criticas muchas veces genera una baja de credibilidad en la utilidad de las herramientas lean.

En resumen, se puede comenzar desde cualquier proceso, pero lo fundamental es ir avanzando en el mapeo de procesos en la medida que este ejercicio aporte valor y no sea un simple ejercicio académico. 

Método para Mapear Procesos en la organización

1. Identifica una dimensión de valor y su KPI: Por ejemplo, el costo variable de mano de obra para la ejecución de mantenciones mecánicas. 
2.  Identifica el proceso que influencia ese KPI: En este ejemplo sería el proceso de mantenimiento 
3. Genera un Diagrama General del Proceso: Por ejemplo, un diagrama SIPOC donde se vean en términos generales las etapas y sus limites.
4. Generar una línea base y propuestas de mejora: Así podemos establecer una oportunidad y proponer acciones que mejoren el KPI definido. Para este ejemplo una hipótesis puede ser que las horas de cada mecánico sea lo qué más influye en el costo de mantenimiento 
5. Implementar mejoras: Suponiendo que la mejora correspondía a optimizar las rutas de mantenimiento de los mecánicos asignando tareas cercanas geográficamente y con una planificación de materiales o repuestos que permite no volver a la bodega a buscar los repuestos olvidados, se puede disminuir un porcentaje de tiempo promedio de una reparación, disponibilizando ese tiempo para absorber más trabajos y disminuyendo así el costo variable de los mismos .
6. Comunicar Resultados y elegir otro proceso: Una vez visibles los resultados se puede elegir otro proceso que tenga un impacto más atractivo y así, ir entusiasmando a la organización para seguir implementando mejora de procesos. Cuando se obtienen resultados visibles, es muy común que los directivos y gerentes soliciten replicar el trabajo en el resto de procesos críticos.

Si quieres aprender más sobre como mapear procesos puedes acceder al curso: