¿Qué es una matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta de gestión que se utiliza para asignar responsabilidades y roles en un proyecto, proceso o tarea. Su nombre proviene de las iniciales de las palabras en inglés: Realiza  (Responsable), Accountable (Responsable último), Consultado (Consultado) e Informado (Informado). Esta metodología permite establecer quién es el responsable de llevar a cabo una tarea, quién debe aprobarla, quiénes deben ser consultados y quiénes deben ser informados durante el proceso.

Es importante antes de construir una matriz RACI entender muy bien el proceso al cual se le realizará la Matriz, además de entender como están definidos los roles en la actualidad. 

Una vez entendiendo el proceso y los involucrados, se puede comenzar a detallar a partir de la metodología las responsabilidades en cada etapa del proceso. 

Pasos para crear una matriz RACI

Identificar las actividades clave: El primer paso para crear una matriz RACI es identificar las actividades clave del proceso. Estas actividades son las tareas o etapas fundamentales que deben realizarse para lograr los objetivos establecidos, si aún no sabes como hacer un diagrama de procesos puedes visitar el siguiente link. 

Una vez mapeado el proceso se identifican las actividades claves que serán analizadas en la Matriz RACI

Determinar los roles y las personas involucradas: Una vez identificadas las actividades clave, es necesario determinar los roles y las personas involucradas en cada una de ellas.  Para esto se recomienda revisar los perfiles de cargo existente de todas las personas que interactúan en el proceso, muchas veces existen perfiles de cargo que son descriptivos y no están orientados a las responsabilidades, sino más bien a las tareas que ejecutan. 

De todas formas esa información ayuda a entender como se relacionan los distintos roles en un proceso especifico. 

Asignar responsabilidades RACI: Para cada actividad clave, se deben asignar las responsabilidades RACI. Esto implica determinar quién Realiza las actividades   (R), quién es el responsable último (A), quiénes deben ser consultados (C) y quiénes deben ser informados (I) durante el proceso.

En ocasiones puede ser una persona además de quien la realiza el responsable ultimo, lo principal es que se genere un entendimiento común entre el dueño del proceso y los participantes respecto a los roles, siempre se recomienda lograr un mayor involucramiento de las personas por sobre el uso riguroso de las herramientas. 

Crear la matriz RACI: Una vez asignadas las responsabilidades RACI, se procede a crear la matriz. Esto se puede hacer utilizando una hoja de cálculo o herramientas de gestión de proyectos. En la matriz, se colocan las actividades en el eje vertical y los roles en el eje horizontal. Luego, se completa cada celda con las etiquetas correspondientes (R, A, C o I) según la responsabilidad asignada a cada rol en cada actividad.

Ejemplo de matriz RACI en una industria de procesos

Tomemos como ejemplo un área operativa de una Planta Industrial de Celulosa, que debe cumplir con parámetros ambientales según la Norma ISO 14.001, la cual exige llevar un seguimiento permanente de los Aspectos Ambientales Significativos (AAS) y sus medidas de control. 

Imaginemos que en la Planta existen diversos roles que contribuyen a la operación y al cuidado del medio ambiente, los cuales trabajan de forma conjunta para lograr los resultados. Usualmente, la postura de un Ingeniero de Medio Ambiente es solicitarle al Jefe del área operativa que llene y evalué el listado de AAS, reportando periódicamente las acciones que se llevan para su control. 

La matriz RACI según esto podría ser la siguiente:

Imaginemos que en un esfuerzo conjunto entre las distintas partes de la organización se establece como necesario el que los Jefes de Operaciones estén más involucrados con la operación y no desvíen su atención, para lo cual establecen delegar en las áreas de soporte la ejecución de actividades ( R en la matriz RACI) sin perder su responsabilidad en el proceso (A de Accountable en ingles), a partir de ese ejercicio la matriz podría quedar así:

Del ejemplo anterior se puede ver que la matriz RACI por si  misma es una herramienta más, pero si se utiliza con un propósito claro, que en ejemplo era ayudar al Jefe de Operaciones a dedicar más tiempo a la operación, puede ser una herramienta de mucha ayuda. 

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