Mapear procesos entre áreas

Te has preguntado has preguntado cómo mapear procesos entre áreas, cuando estas tienen interacciones . Usualmente ocurre que interactúan varias áreas de manera sucesiva y las salidas de unos son las entradas de los procesos siguientes, lo cual hace un poco más complejo el realizar un mapa de procesos. Existe un aprendizaje colectivo y organizacional importante cuando se observan los procesos con sus interacciones como un todo y no cómo la suma de las partes.

(si quieres saber cómo hacer un mapa de procesos visita este enlace http://www.herramientaslean.com/herramientas-lean-2/mapas-de-procesos/).

Pero antes de comenzar cualquier mapa de procesos es importante, es importante detenderse a entender el alcance del proceso a mapear y como se relaciona con los procesos de negocio. Por ejemplo, el proceso a mapear es el proceso principal que agrega valor, es un proceso de soporte, un sub-proceso.

Teniendo clara estas interrogantes se puede generar una primera visión. Mi sugerencia siempre es partir desde el Proceso Core donde se agrega valor al cliente y una vez entendiendo claramente sus etapas, entradas y salidas, ahondar en los procesos más operativos.

Para mapear procesos entre áreas que interactuan , les recomiendo revisar los siguientes puntos:

1. Establecer un propósito e importancia clara de hacer el mapa de procesos: Por ejemplo, puede ser la forma de identificar los indicadores claves y cómo medir el desempeño de un proceso, para alinear los incentivos o las evaluaciones de desempeño.
2. Involucra a las personas adecuadas: Cuando existe interacción entre más de un proceso y más de un área es importante que persona de cada área participen en el mapeo de procesos.
3. Las salidas de uno deben ser las entradas de otros: Debe existir un límite claro entre procesos sucesivos, debes asegurarte de que la salida de un proceso es la entrada del proceso siguiente y los indicadores del primero deben ser los requisitos de calidad de las entradas al proceso siguiente.
4. Los indicadores de resultado pueden verse reflejados en procesos aguas abajo: No tengas miedo de definir indicadores de calidad o resultado en procesos siguientes, siempre y cuando sus consecuencias sean afectadas directamente por el proceso que estas midiendo. Esto obliga a mejorar fuertemente la relación entre áreas y trabajar con objetivos comunes.

Considerando estos puntos, puedes mapear los procesos de manera independiente, pero cuidando siempre la interacción entre ellos.  

Por último, un buen test de calidad del mapeo de esos procesos es verificar si el cliente final estaría conforme si se cumplen los indicadores definidos para cada proceso, o en caso contrario, si la suma de esos indicadores satisfactorios no logra dejar satisfecho al cliente es un síntoma que el mapeo de procesos dejo temas importantes en el tintero.

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