Los cinco ¿Por qué? metodología para resolver problemas

La metodología Los cinco ¿Por qué? son de las primeras herramientas lean en incorporar  en una organización  debido a que el entendimiento de estos análisis es simple e intuitivo. Para comenzar es interesante notar que esta herramienta se basa en una sistematización del sentido común. Lo más intuitivo para tratar de encontrar la causa de un problema es preguntar ¿Por qué ocurrió el problema?. Si uno sistematiza estas preguntas repitiéndola 5 veces se logra el concepto de los 5 Porqué. De ahí surge que el nombre de la metodología sea Análisis Causa Raíz: 5 Porqués. Pese a la simpleza de su entendimiento es necesario contar con algunas distinciones antes de implementar un ACR, por ejemplo:

Para qué sirven los Análisis Los cinco ¿Por qué?

Los análisis de causa raíz tiene como objetivo evitar la repetitividad de un problema, es decir que un mismo problema no ocurra en el futuro porqué ya se conoce la causa raíz que lo originó en primera instancia. Por ende, si en nuestra organización tenemos un proceso de resolución de problemas y luego de analizados los problemas se siguen repitiendo, los ACR no agregan el valor que debería, por lo que no vale la pena seguir realizando análisis al menos hasta verificar el impacto de las acciones implementadas . 

2. ¿Cuán profundo deben ser los análisis?

Los que han participado en ACR pueden haber vivido situaciones en las que uno comienza a llegar a causas sistémicas como los procesos de entrenamiento o selección, pero muchas veces las personas que participan en el análisis  no tienen injerencia en estos procesos o la capacidad de influencia para modificarlos de manera profunda. Por ende, es razonable profundizar los análisis hasta el punto en que las causas encontradas arrojen acciones posibles de gestionar por el equipo. Por ejemplo, si el problema es de diseño de ingeniería, quizás se puedan tomar acciones para re-evaluar una ingeniería efectuada pero si se analiza la causa raíz de una mala ingeniería se puede llegar a que el equipo encargado de estas funciones es deficiente y quizás la gestión de este equipo está fuera del alcance del análisis. 

3. ¿Cuándo dar por terminado un ACR?

Lo más tentador (por su comodidad) es dar por concluido el ACR cuando se terminó la última sesión de análisis y se llegaron a las causas raíces. En otras ocasiones, se cierra cuando se implementan las acciones.  A mi gusto un buen análisis se cierra una vez verificado el impacto de las acciones implementadas (cosa que rara vez ocurre). Si no estás familiarizado con este tipo de análisis pero estas motivado para implementarlos te sugiero sigas los siguientes pasos, poniendo un énfasis especial en los tres últimos.

 8 Pasos para implementar metodología cinco ¿Por Qué?

1. Identificar el problema ( qué, cómo, cuando y donde ocurrió)
2. Recopilar información que permita complementar análisis (fotos, videos, testimonios, registros,etc)
3. Preguntar sistemáticamente ¿ Por Qué? hasta llegar a causas raíces.
4. Si en alguno de los porqué se llega a más de una causa, se deben desarrollar en paralelo.
5. A partir de las causas raíces (últimas causas) se deben proponer acciones de mejora que permitan evitar la recurrencia de estas.
6. De las acciones de mejora propuestas se deben elegir las que se implementaran analizando el esfuerzo-impacto o algún otro criterio de priorización.
7. Finalmente, para verificar que el análisis cumplió su objetivo se debe verificar en terreno que la implementación de acciones obtuvo el resultado esperado.
8. En caso que las medidas no hayan sido efectivas, se deben implementar otras y repetir el punto anterior.

Resumen

  En resumen, pese a que es una herramienta sencilla su implementación dentro de las organizaciones requiere poner foco en el objetivo de los análisis que es evitar la recurrencia de problemas, por ende hasta que no hayamos medido el impacto de las acciones implementadas, difícilmente podremos dar por exitoso un ACR.      

Tambien te puede interesar:

• Cómo hacer un Mapa de Procesos SIPOC
• 3 Elementos de Gestión que estan incorporando las PYMES por COVID-19
• Principios Lean: Enfoque en Procesos
• Ejemplo de Aplicación Teoría U : El Estallido Social Chile